Política de denuncias

OBJETO

Esta Política (en adelante, la "Política") tiene por objeto formalizar el funcionamiento del Sistema interno de información de ABACUS, Sociedad Cooperativa Catalana de Responsabilidad Limitada (SCCL) (en adelante, "ABACUS" o el "Organización"). Esta Política establece: (i) el protocolo de comunicación de conductas irregulares, ilícitas o contrarias a la ética que, dentro de su ámbito de aplicación, afecten directa o indirectamente al ABACUS, así como (ii) la actuación, investigación , tramitación y conclusión del procedimiento que pudiera derivarse. La Política recoge también las garantías y protecciones que se dispensarán en las partes intervinientes, especialmente en la figura del informante, así como sus derechos y deberes.

La presente política es la traducción del compromiso de ABACUS, no sólo con el cumplimiento de la legislación vigente (Ley 2/2023, de 20 de febrero), sino también de alcanzar los más altos estándares éticos y de excelencia, y por ello el proceso de investigación de irregularidades y el sistema de gestión del Canal interno de información están adaptados a las exigencias de la norma UNE-ISO 37002:2021. Por dar ejemplo de esta cultura de integridad y cumplimiento resulta esencial identificar y comunicar cualquier conducta que contravenga nuestros valores.

ALCANCE

La Política resulta de aplicación a todas las personas físicas y jurídicas que directa o indirectamente mantengan o hayan mantenido relación con ABACUS respecto a aquellos Hechos Denunciables que sean puestos en conocimiento de la Organización a través del Sistema interno de información.

Sin ánimo exhaustivo, quedan incluidos subjetivamente: miembros del Comité de Dirección, del Consejo Rector, del Consejo Social, socios, trabajadores (fijos o temporales), becarios y voluntarios con independencia de la forma de relación que les una a ABACUS, así como terceros proveedores, trabajadores en prácticas o en período de formación, personas que participan en procesos de selección, entidades o personas análogamente vinculadas, con independencia de que estén en activo o ya hayan finalizado su relación profesional. Las garantías y derechos contemplados en esta política también se extienden a las personas que prestan asistencia a los informantes.

En cuanto al ámbito objetivo, podrá informarse de cualquier conducta constitutiva de infracción penal o administrativa grave así como de aquellas conductas contrarias a la normativa de la UE, así como a la normativa de desarrollo de ámbito estatal de ésta .

A modo meramente enunciativo, los comportamientos constitutivos de ser objetivamente considerados Hechos Denunciables son:

• Las conductas que infringen o vulneran cualquier norma penal aplicable, especialmente las relativas a aquellas conductas que figuran como prioridad 1,2 y 3 dentro del mapa de riesgos de Abacus, tales como vulneración de derechos de los trabajadores, corrupción, cohecho, competencia, estafa, descubrimiento y revelación de secretos, derechos contra la propiedad intelectual e industrial, tráfico de influencias, alteración de precios en subastas y concursos y delitos de enaltecimiento. Las conductas de intimidación, abuso, acoso, desprecio o trato denigrante.
• Las conductas contrarias al código ético de ABACUS.
• Las conductas contrarias a cualquier política, código o manual que tenga implementada la Organización.

REFERENCIAS

CE001_Codi ètic ABACUS. Aprobado por el Consejo Rector el día 15 de Marzo del año 2018. Rev.: 01.

DEFINICIONES

Abacus: Miembros del Comité de Dirección, del Consejo Rector, del Consejo Social, socios, trabajadores (fijos o temporales) becarios y voluntarios de la Organización.

Hechos denunciables: Aquellos hechos, comportamientos o conductas susceptibles de ser denunciadas.

Denuncia: Cualquier información relacionada con los Hechos Denunciables y que se ponga en conocimiento a través del Sistema interno de información.

TRANSPARENCIA

La Política constará publicada en la página web de ABACUS.

ÓRGANO COMPETENTE

El Responsable del Sistema interno de información será el encargado de la implementación, cumplimiento y aplicación de esta Política. Según el artículo 8.2 de la Ley 2/2023, el Responsable del Sistema interno de información puede ser un órgano colegiado, si bien deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del sistema y tramitación de expedientes de investigación. El secretario del órgano Responsable del Sistema interno de información será, a su vez, la persona física delegada. El nombramiento del órgano Responsable del Sistema interno y de la persona física delegada, es decir, de su secretario, se notificará, de acuerdo con la citada legislación, a la Autoridad Independiente de Protección del Informante.

El Órgano Responsable del Sistema interno de información, sin perjuicio de su auxilio por terceros acreditados si fuera necesario, será quien reciba las comunicaciones, informaciones y denuncias, declarará su admisión o inadmisión motivada, impulsará el procedimiento investigador, efectuará y dirigirá el actuación e investigación y propondrá al Comité de Dirección de la Organización la resolución de éstas, poniendo fin al expediente.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN DE DENUNCIAS

Existen dos vías o modalidades de presentación de denuncias por parte de cualquier sujeto comprendido en el ámbito de aplicación de la presente política:

1) Puesta en conocimiento de la Organización de cualquier Hecho Denunciable a través de la dirección de correo electrónico canaletic@abacus.coop. Es una vía que permite garantizar, además de la confidencialidad, el anonimato del informante, si bien se advierte a éstos que utilicen una cuenta de correo que no incorpore datos personales que faciliten su identificación.

2) Cualquier persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera Hechos Denunciables, ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente canal interno.

En todo caso, se intentará fomentar y priorizar el uso del canal interno dada la mayor proximidad y facilidad para la resolución de los eventuales conflictos.

INFORMACIONES Y DENUNCIAS

Cualquier Denuncia o información que se haga llegar al correo electrónico canaletic@abacus.coop deberá cumplir con los siguientes requisitos:

- Conducta denunciada: descripción de los hechos que se quieren poner en conocimiento, con indicación expresa de:

(i) fecha y hora, en la medida de lo posible, en la que pasaron;

(ii) relato de cómo sucedieron y en qué consistieron;

(iii) identificación de los sujetos involucrados. La información aportada deberá ser veraz y completa.

- Acreditación de los hechos: aportación de elementos que acrediten los hechos denunciados, o que ayuden a acreditarlos.

- No serà obligatoria ni preceptiva la identificación del informante, aunque éste podrá optar por identificarse si así lo prefiere, indicando su nombre y apellidos completos. Las Denuncias anónimas se admitirán y serán gestionadas con las mismas garantías, y para garantizar el anonimato, se establece que el canal adecuado es el envío mediante correo electrónico. Es una de las pocas vías o mecanismos, cuando se permite el anonimato, que facilita la comunicación ulterior con el informante a lo largo de la tramitación de la denuncia (como se indica en la norma UNE-ISO 37002:2021, p. 32).

ADMISIÓN E INADMISIÓN DE DENUNCIAS. LA APERTURA DE EXPEDIENTE

Recibida la Denuncia por alguno de los medios de comunicación habilitados (apartado 7 de la presente política), el Órgano Responsable del Sistema interno de información resolverá motivadamente (justificante de recepción) sobre su admisión o inadmisión a trámite en el plazo de siete ( 7) días naturales siguientes a la recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación. Serán motivos de inadmisión la denuncia falsa, de mala fe, capciosa o que no respete los requisitos recogidos en la política. La inadmisión será comunicada a la parte informante bajo la más absoluta garantía de confidencialidad y respeto a sus derechos, que podrá realizar las alegaciones oportunas en el plazo de quince (15) días hábiles. El Órgano colegiado responsable del Sistema interno de información resolverá sobre las alegaciones formuladas en el plazo de quince (15) días hábiles desde su recepción. Admitida la Denuncia, se abrirá el correspondiente expediente.

TRAMITACIÓN DEL EXPEDIENTE

Una vez abierto el expediente, el Órgano Responsable del Sistema interno de información practicará las actuaciones necesarias para la búsqueda y aclaración consiguiente, respetando en todo momento la confidencialidad de las partes y los derechos que les son propios. Podrá, a tal efecto, solicitar la ayuda de terceros debidamente acreditados, quienes quedarán sujetos al respeto de la presente política.

El Órgano Responsable del Sistema interno de información podrá pedir ayuda o asesoramiento o incluso delegar la dirección de la investigación o instrucción del expediente, en personas físicas o jurídicas objetivas e imparciales, con independencia del tipo de vinculación que tengan con la Organización (laboral, mercantil, etc.).

Las comunicaciones entre las partes se realizarán respetando la confidencialidad de la información. Se prevé expresamente la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, el Órgano Responsable del Sistema interno de información podrá solicitar a la persona informando información adicional.

Se informará a la persona afectada o denunciada de las acciones u omisiones que se le atribuyen, garantizando su derecho a ser escuchada en cualquier momento, si bien esta comunicación tendrá lugar en el tiempo y la forma que se considere adecuado en función de las circunstancias concretas de los hechos denunciados, garantizando así el buen fin de la investigación.

La tramitación del expediente no podrá sobrepasar el plazo de tres (3) meses desde la recepción de la Denuncia, sin perjuicio de su prórroga en caso de que resulte justificado por las dificultades prácticas de obtener pruebas de los hechos acaecidos. El arte. 9.2 de la Ley 2/2023 prevé que pueda extenderse hasta un máximo de tres (3) meses adicionales más en casos de especial complejidad.

FINALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE Y RESOLUCIÓN

Concluida la tramitación del expediente, el Órgano Responsable del Sistema interno de información informará del resultado de éste al Compliance Officer de la compañía, que hará una propuesta de resolución y la elevará al Comité de Dirección, que podrá aplicar las medidas sancionadoras que considere oportunas.

En caso de que los Hechos Denunciables pudieran ser constitutivos de delito, el Comité de Dirección actuará de conformidad con el Procedimiento de acciones post-delictivas que se adjunta como Anexo 1 a esta Política. En cualquier caso, se remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

PRINCIPIOS, DERECHOS Y DEBERES DE LAS PARTES

En los procedimientos de recepción de denuncias y en las investigaciones internas que se deriven se aplicarán los siguientes principios y garantías:

Anonimato. Se asegurará a los denunciantes la posibilidad de formular denuncias anónimas.

Confidencialidad. Las personas responsables de la gestión de los procesos de denuncia e investigación deben observar el secreto más estricto sobre la identidad de los informantes y de los denunciados, cuando tengan conocimiento de estas identidades, así como de los hechos denunciados.

Celeridad. Se evitará cualquier tipo de dilación injustificada en el desarrollo del proceso de instrucción e investigación de los hechos denunciados.

Presunción de inocencia de las personas investigadas. Se garantizará la presunción de inocencia de las personas denunciadas, así como el derecho a la defensa y contradicción de hechos y argumentos.

Objetividad y autonomía. Se evitará cualquier tipo de injerencia interna o externa en el proceso de tramitación de los expedientes, asegurando que en ningún caso se producen conflictos de intereses.

Protección contra represalias. Se garantizará la protección de las personas informantes contra cualquier represalia que pueda adoptarse contra ellas, siempre que la información proporcionada se ajuste a los requisitos de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

Las partes intervinientes en una denuncia gozarán de los derechos que les asisten, que se derivan de los principios reconocidos anteriormente. Asimismo, quedan obligados al cumplimiento de los deberes que como tales les sean de aplicación. En especial, deben guardar la más estricta confidencialidad.

CONFIDENCIALIDAD

La ejecución de las actuaciones que puedan derivarse de esta Política y del Sistema interno de información, así como la relativa a la información, documentación y otros elementos a los que se pueda acceder en este ejercicio, quedarán sujetas a la más estricta confidencialidad (véase el Anexo 2 que contiene el Listado de medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la más estricta reserva y confidencialidad de los datos, pruebas e informaciones derivadas de las denuncias formuladas en el Sistema interno de información). Los sujetos y partes que hayan intervenido tendrán que respetarla, quedando prohibida, bajo sanción, la difusión de cualesquiera elementos, información y documentación relativos.

PROTECCIÓN DEL INFORMANTE

La Política, así como cualesquiera actuaciones que se deriven de los procedimientos regulados en la misma, garantizan la protección de la figura del informante frente a eventuales represalias. En particular, ABACUS investigará y sancionará debidamente cualquier comportamiento o conducta que pudiera desprenderse de la utilización del Sistema interno de información y perjudicar al informante.

PROTECCIÓN DE DATOS DE CARACTER PERSONAL

El tratamiento de datos y la totalidad de actuaciones se realizarán con sujeción a lo estipulado en el Reglamento (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 (RGPR), y la normativa relacionada. Las partes intervinientes tendrán los derechos por reconocidos legalmente, para cuyo ejercicio deberán enviar un correo electrónico a la dirección de protecciodedades@abacus.coop identificándose y señalando el derecho cuyo ejercicio se pretende. Puede consultar la política de privacidad aquí.

REGISTROS

ANEXO 1

PROTOCOLO DE ACCIONES POST DELITIVAS

CONCEPTO

El Protocolo de Acciones Post delictivas es el instrumento mediante el cual el Comité de Dirección, cuando ha tenido conocimiento de la comisión de un delito, activa el proceso de denuncia del delito en la autoridad judicial.

OBJECTIVO

El objetivo perseguido con la implantación del protocolo es:

• Poner en conocimiento de la autoridad judicial la existencia de una conducta delictiva.
• Coadyuvar con la administración de justicia en la instrucción del procedimiento judicial.
• Alcanzar un escenario de cumplimiento que pueda dar lugar a la exención o atenuación de responsabilidad penal en la empresa y en el Comité de Dirección, por los delitos cometidos por miembros de la Organización.
• Generar el proceso disciplinario y de imposición de sanciones a los autores de conductas contrarias a las normas de cumplimiento previstas por la Organización.

PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DEL PROTOCOLO

a) Análisis. El Comité de Dirección analizará los informes elaborados por el Órgano Responsable del sistema interno de información en el proceso de denuncia vehiculado a través del sistema interno de información.

b) Consultas. El Comitè de Direcció podrà consultar un advocat extern, contractat amb aquesta finalitat, amb l'objectiu de demanar la seva opinió professional.

c) Trámite de audiencia. El Comité de Dirección podrá solicitar, si lo considera necesario, declaración escrita del denunciado o persona afectada. Este trámite se dará por realizado si en el curso de la investigación prevista a través del sistema interno de información ya se ha tomado declaración al denunciado o persona afectada.

d) Resolución. Esta fase comprende:

• Resolución escrita motivada y razonada.
• Notificación de resolución al denunciado.
• Trámite de alegaciones del denunciado.
• Resolución final.

e) Denuncia a la autoridad judicial. A la vista de la opinión profesional del experto y si se acuerda en este sentido por parte del Comité de Dirección, se formalizará denuncia de los hechos constitutivos de supuesto delito a la autoridad judicial.

f) Colaboración. La Junta Directiva prestará la colaboración con la administración de justicia para esclarecer los hechos y aportar las pruebas necesarias.

ANEXO 2

LISTADO DE MEDIDAS TÉCNICAS Y ORGANIZATIVAS

MEDIDAS ORGANIZATIVAS

Genérica: política de confidencialidad que se aplica a todos los miembros de la Organización.

Especial: reglamento del Órgano Responsable del Sistema interno de información que regula expresamente los deberes de confidencialidad respecto de los miembros que lo integran.

Especial: política del sistema interno de información.

MEDIDAS TÉCNICAS

Recepción de denuncias: recepción en exclusiva por parte de los miembros del Órgano Responsable del Sistema interno de información, mediante envío por correo electrónico.

Medidas específicas del libro-registro de informaciones

• Control de accesos a la carpeta del libro registro de informaciones.
• Definición de roles y usuarios (miembros del Órgano Responsable del Sistema interno de información).
• Obligación de acceso después de autenticación de usuarios con roles y poderes para acceso y edición en la carpeta del libro registro de informaciones.
• Backlogs o audit-trail en la carpeta del libro-registro de informaciones, con registro e histórico de versiones tanto de los documentos como de los accesos y acciones realizadas en los mismos.
• Encriptación de todos los documentos: encriptación en descanso y en viaje (at rest and in transit) de la información y documentos relacionados con las denuncias.
• Atribución de un número de expediente único para cada denuncia.
• Plazo de conservación límite de 10 años, en el que se procederá a la supresión automática de los datos e información obrante en el expediente.
• Las resoluciones de archivo de las denuncias (a las que no se ha dado curso o que se archivan directamente por tratarse de infracciones de otra naturaleza, es decir, sin relevancia penal) constarán con los datos personales debidamente anonimizadas, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la LOPDGDD.